Im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit der Adhara GmbH werden personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten, Lieferanten oder anderen Geschäftspartnern und deren Beschäftigten zum Zweck der Bestellung und Lieferung von Produkten und Dienstleistungen, Vertriebstätigkeiten, dem Einkauf, der Buchhaltung, der Kundenbetreuung aufgrund der Rechtsgrundlage einer aufrechten Vereinbarung bzw. vorvertraglichen Maßnahmen sowie für allgemeine Marketingmaßnahmen aufgrund der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses auf Zusendung von Direktwerbung und aufgrund des berechtigten Interesses auf effiziente Geschäftsprozesse verarbeitet.

 

Es werden Namen und Kontaktdaten, allfällige Vereinbarungen sowie die Kommunikations- bzw. Bestellhistorie verarbeitet.

Die Zurverfügungstellung der genannten Daten ist für die Geschäftsbeziehung notwendig, da vertraglich oder gesetzlich festgelegte Verpflichtungen sonst nicht eingehalten werden können.

 

Die Verarbeitung findet im Namen der Adhara GmbH statt. Die Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weiter gegeben, soweit dies nicht aus gesetzlichen Gründen vorgeschrieben oder zur Durchführung vertraglicher Verpflichtungen notwendig ist (bspw. der Übermittlung an Logistikpartner und Speditionen zur Durchführung von Lieferungen oder an Zahlungsdienstleister zur Durchführung von Überweisungen). Ebenso ausgenommen ist die Weitergabe an Auftragsverarbeiter, die ausschließlich auf Weisung von Adhara arbeiten, die Daten nicht für eigene Zwecke verwenden und über eigene Vereinbarungen an die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Datenschutzgrundverordnung gebunden sind.

Grundsätzlich ist Adhara bestrebt, alle Verarbeitungen mit personenbezogenen Daten innerhalb der Europäischen Union durchzuführen oder in Ländern, denen von der EU-Kommission ein vergleichbares Datenschutzniveau attestiert wird. Falls erforderlich schließt Adhara insbesondere mit den Anbietern von IT Systemen zusätzliche Vereinbarungen gemäß Art. 46 DSGVO („Standardvertragsklauseln“) ab und achtet dabei auch auf zusätzliche vertragliche oder technische Maßnahmen zum Schutz der Daten.

 

Die Daten werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten längstens für die Dauer von 5 Jahren ab dem letzten Kontakt gespeichert. Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch zur Verarbeitung (im Speziellen bzgl. der Zusendung von Direktwerbung) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit an einen anderen Verantwortlichen. Ebenso haben Sie das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

 

Datenschutzinformation für die Teilnahme an Online-Meetings bzw. Video-Konferenzen mit Microsoft Teams

Bei der Durchführung von Online-Meetings bzw. Video-Konferenzen werden personenbezogene Daten in Form von Kontaktdaten, Video- und Audiodaten verarbeitet. Diese Verarbeitung ist für die Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen oder vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. des Arbeitsvertrages bei Mitarbeitern, Vorgesprächen bei Projekten) erforderlich, sofern keine anderen, gelinderen Mittel vergleichbar effizient genutzt werden können und erfolgt nur für die Dauer des jeweiligen Meetings.

 

Daten über die Teilnahme am Online-Meeting sowie allfällige von Teilnehmern im Chatfenster des Meetings eingegebene Texte werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (im Allgemeinen sieben Jahre) gelöscht.

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In manchen Fällen erfolgt für den Zweck der Dokumentation, der Qualitätskontrolle oder zur Erstellung eines Protokolls eine Aufnahme und/oder Transkription des Online-Meetings. Eine Aufzeichnung und/oder Transkription erfolgt nur mit Einwilligung aller Teilnehmer. Die Einwilligung wird direkt vor der Teilnahme an einem Meeting abgefragt. Die Speicherung von Aufnahmen erfolgt nur so lange, bis der jeweilige Verarbeitungszweck, also z.B. das Erstellen und Bestätigen von Protokollen, Gesprächsdokumentation, Schulung von Mitarbeitern abgeschlossen ist, jedoch keinesfalls länger als 7 Jahre. Die Einwilligung erfolgt freiwillig und kann jederzeit für die Wirkung in der Zukunft widerrufen werden. Dazu genügt eine entsprechende schriftliche Nachricht an die angegebene E-Mail-Adresse.

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Adhara bedient sich zur Durchführung von Online-Meetings Auftragsverarbeitern, die ausschließlich auf Weisung von Adhara arbeiten, die Daten nicht für eigene Zwecke verwenden und über eigene Vereinbarungen an die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Datenschutzgrundverordnung gebunden sind. In manchen Fällen erfolgt dabei auch eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union. Zur Sicherstellung der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen wurde daher mit Auftragsverarbeitern sowohl Vereinbarungen gemäß den von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) abgeschlossen und von den Auftragsverarbeitern zusätzliche vertragliche Verpflichtungen zur Gewährleistung eines mit der EU vergleichbaren Datenschutzniveaus zugesichert.

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Sie haben das Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung, auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit an einen anderen Verantwortlichen. Ebenso haben Sie das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.